05 bài học lớn khi “bán” tài trợ SEA Games 31 cùng Ajinomoto

“Thành Rome không thể xây trong một ngày” và cuộc đàm phán cũng không thể nào chốt kèo ngay trong lần đầu gặp gỡ. Đó là điều chắc chắn. Bạn biết đấy, nếu một người đến gặp bạn và biết rõ họ muốn làm gì, họ cần gì ở bạn, thì mọi thứ sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng rõ ràng là, chuyện đó khó hay dễ cũng chỉ phụ thuộc vào năng lực, sự nhanh nhạy và kiên nhẫn của chính chúng ta mà thôi.

Ngay từ đầu, phía Dentsu Nhật Bản – đơn vị đại diện cho Ajinomoto đã trực tiếp liên lạc với Ban tổ chức để chia sẻ nguyện vọng của họ trong SEA Games 31. Họ gửi Proposal với đầy đủ những quyền lợi mong muốn cho Ban tổ chức bản.

Bạn nghĩ như vậy là đã xong ư? Không. Mọi chuyện đâu có dễ dàng đến thế.

Làm kinh doanh, bán sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng, bạn cũng biết rằng khi khách hàng gật đầu chọn mình, lúc đó mọi chuyện chỉ mới bắt đầu. Cả hành trình triển khai, chăm sóc, đảm bảo quyền lợi vẫn còn dài phía trước.

Khi tiếp nhận thông tin của Ajinomoto, chúng tôi ngồi đối chiếu thật kỹ những quyền lợi mình đang đặt ra để xem có đáp ứng được nhu cầu của họ hay không. Trước hết là để đảm bảo cho đúng, đủ với Ajinomoto.

Sau là phải làm sao cho mọi thứ rõ ràng, chuẩn chỉnh với phía Dentsu. Quan điểm của chúng tôi là không chỉ đảm bảo đúng, đủ, mà còn phải tối ưu quyền lợi cho nhà tài trợ. Bởi chúng tôi biết rằng, mình không chỉ làm việc với một công ty hay một đơn vị nào đó, mà đây là một tập đoàn. Không chỉ có mặt ở Việt Nam, mà họ có mặt ở hầu hết các nước Đông Nam Á. Việc tối ưu quyền lợi lúc nào cũng đi kèm với mức giá tài trợ tương xứng.

Làm việc với Ajinomoto cẩn trọng chín, có thêm Dentsu chúng tôi phải cẩn trọng mười. Bởi họ đã có rất nhiều năm kinh nghiệm trong việc tài trợ cho SEA Games, tham gia không biết bao nhiêu sự kiện thể thao quốc tế. 

Quá trình đàm phán quyền lợi giữa chúng tôi và Ajinomoto kéo dài suốt sáu tháng với tổng công khoảng 500 email qua lại. Quá trình đó đã cho chúng tôi rất nhiều bài học quý giá.

Nguyên tắc nghe có vẻ dễ nhưng thực tế lại hoàn toàn khác. Đơn cử với Ajinomoto, làm việc với một thương hiệu hoạt động trong rất nhiều ngành hàng thuộc lĩnh vực thực phẩm chế biến, gia vị như Ajinomoto, chúng tôi đã phải cân nhắc, đàm phán rất nhiều lần. Chỉ riêng việc thương thảo cho họ độc quyền ở đâu cũng đã đủ đau đầu.

Khi đó, Ajinomoto là nhà tài trợ Kim cương cho SEA Games 31. Tuy nhiên, nếu để họ độc quyền tất cả các ngành hàng thì quá lãng phí tài nguyên. Vì vẫn còn Acecook, Masan, họ cũng là những ông lớn trong thị trường Việt Nam. Không lý do gì chúng tôi lại không tạo cơ hội cho những “ông lớn” này xuất hiện trong SEA Games 31. Vì thế, hơn 100 email đầu tiên, chúng tôi chỉ dành để tập trung để thảo luận vấn đề: “Ajinomoto được phép độc quyền ngành hàng nào?”.

Nguyên tắc logo của nhà tài trợ phải được đảm bảo đúng quy cách, màu sắc hiển thị, nhưng việc triển khai tại các địa điểm thi đấu sẽ khác rất nhiều. Trong số 40 môn thi đấu có những môn được tổ chức trong nhà, vì vậy bảng biển quảng cáo chỉ được in hai màu cơ bản (trắng – xanh) để tránh ảnh hưởng đến vận động viên cũng như công tác chấm thi của trọng tài. Khi đó, logo của các nhà tài trợ buộc phải in theo quy định mới. Nếu bạn không nắm vững điều này, nếu khách hàng thấy logo của mình biến sắc, bạn sẽ không biết giải thích với họ thế nào.

Nhắc đến văn hóa Nhật Bản, hẳn bạn cũng biết, họ chỉn chu, tỉ mỉ thế nào. Bởi vậy, mỗi khi đưa ra thông điệp, Ajinomoto đều cẩn thận kiểm tra, xác nhận với chúng tôi. 

Nếu Facebook có tính năng bảo mật hai lớp thì ở đây chúng tôi có… xác nhận hai lần. Dù các thông tin, thỏa thuận đã được làm rõ ngay từ đầu, nhưng mỗi lần muốn sử dụng hình ảnh nào, phát ngôn điều gì, Ajinomoto đều email cho chúng tôi để được xác nhận “họ đang làm đúng”, rồi mới chính thức công bố.

Ước chừng, khoảng 50% email của chúng tôi là thư trả lời các câu hỏi: 

Chúng tôi sử dụng logo này đã đúng chưa? 

Chúng tôi đặt logo ở góc này ổn không? 

Chúng tôi có được phép nói mình là nhà tài trợ độc quyền với truyền thông không?

Mỗi ngày, chúng tôi đều nhận ít nhất một email xin xác nhận như thế từ phía Ajinomoto. 

Thời gian thấm thoắt thoi đưa, sau mấy trăm email thương thảo, đến lúc ký hợp đồng chính thức. Nhưng có lẽ, đây cũng là “cú sốc đầu đời” với chúng tôi. Thời điểm đó, hai bên đã đi đến giai đoạn ký kết. Do tình hình dịch bệnh khi ấy vẫn còn căng thẳng, phía đại diện cấp cao của Ajinomoto và Dentsu ở Nhật không cần có mặt trực tiếp ký kết mà có thể ủy thác cho Tổng Giám đốc Công ty Ajinomoto Việt Nam. 

Họ đưa ra những câu hỏi rất kỹ càng theo một lộ trình cụ thể:

Chúng tôi cần đến địa điểm ký kết lúc mấy giờ? 

Khi đến nơi thì đỗ xe ở đâu? 

Thiết kế của chỗ đậu xe thế nào? 

Có ai đón chúng tôi ở cửa không?…

Tức là, mỗi bước di chuyển, họ đều cần có hướng dẫn rõ ràng. Nhận đề bài xong, chúng tôi phải tức tốc kiểm tra điều kiện thực tế và gửi lại theo yêu cầu.

Gần thời điểm SEA Games 31 diễn ra, phía Ajinomoto và Dentsu cử người sang Việt Nam kiểm tra tình hình thực tế. Lúc này, họ lại tiếp tục hỏi chúng tôi về Visa: 

Làm thế nào để có Visa vào Việt Nam? 

Công ty bạn có ai hỗ trợ việc này không? 

Có thể nói, họ là một trong những đại diện có mặt sớm nhất trong kỳ SEA Games 31. Với văn hóa làm việc của họ, điều này rất dễ hiểu.

Một hạt đậu muốn lên mầm phải oằn mình nứt vỏ. Một cánh bướm muốn bay cao phải chờ ngày vỡ kén. Một con rắn muốn lớn lên phải rục rịch thay da không biết bao lần. Quá trình đó hẳn sẽ đau đớn, sẽ khó chịu, nhưng xứng đáng

Ajinomoto là khách hàng của chúng tôi, còn Dentsu là đối thủ, nhưng cũng người thầy, người bạn đồng hành đáng nể. Mới đầu làm việc với Dentsu, chúng tôi chẳng khác gì “cậu sinh viên năm nhất” va phải “vị giáo sư đại học khó tính” nhưng cũng hết sức ân cần.

Lo lắng là thế, nhưng rồi đi hết sáu tháng đàm phán cùng 500 email được cập nhật gần như hằng ngày, chúng tôi đã bước qua một kỳ “thực tập” thành công. Khi đứng trước cây cao bóng cả, chúng ta dễ có xu hướng thấy mình nhỏ bé. Nhưng may mắn thay, chúng tôi xem mình là miếng bọt biển thèm kiến thức, để nhận về rất nhiều bài học trong suốt quá trình đồng hành.

Anh Hưng – tác giả cuốn sách “Đừng xin, Hãy bán – Những câu chuyện kinh doanh thực chiến trong SEA Games 31” – có 05 năm là Phó Chủ tịch Tiếp thị và Truyền thông tại Liên đoàn bóng đá Hồ Chí Minh (Ho Chi Minh Football Federation – HFF) và làm tài trợ cho Liên đoàn bóng đá Việt Nam từ năm 2009.